یکی از کاربردهای مهم نرم افزار مایکروسافت CRM در سازمان، مدیریت فعالیت های روزانه کارکنان است که امکان ثبت، ارجاع، پیگیری و گزارش‌گیری از انواع فعالیت‌ها شامل وظایف، تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، جلسات، نامه‌ها، فکس‌ها و فعالیت‌های خدماتی را فراهم می‌آورد. در واقع نرم افزار Microsoft CRM می‌تواند به خوبی نقش نرم افزار اتوماسیون اداری را نیز در سازمان شما ایفا نماید و تمام ارتباطات شفاهی، تلفنی و بر روی کاغذ را به ارتباطات مستند و قابل پیگیری و گزارش گیری تبدیل نماید.
مدیریت فعالیت ها در مایکروسافت CRM، مزایای زیادی برای سازمان خواهد داشت که در ادامه به مهمترین آنها اشاره می‌نماییم.
اتوماسیون فرایندهای سازمانی
یکی از امکانات کلیدی نرم افزار مایکروسافت CRM، امکان تعریف و طراحی گردش کار به منظور اتوماسیون فرایندهای سازمانی است که موجب فراهم شدن امکان ایجاد و ارجاع خودکار فعالیت‌ها در سازمان می‌گردد. به عنوان نمونه می توان به ایجاد خودکار وظایف پیگیری برای کارکنان و یا ارسال هوشمند و اتوماتیک ایمیل و پیامک به مشتریان بر اساس وضعیت‌های مختلف اشاره نمود.
ارجاع سیستمی فعالیت‌ها
یکی از مزایای مهم، امکان ارجاع سیستمی وظایف و فعالیت‌ها به کارکنان و دریافت گزارش هر فعالیت از آنها است که امکان فراموش یا معوق شدن کارها را از میان برده و علاوه بر افزایش سرعت و دقت در ارجاع وظایف، ارتباطات درون سازمانی را مستند و قابل پیگیری می‌نماید.
کارتابل و تقویم شخصی
در نرم افزار CRM برای هر یک از کاربران یک کارتابل شخصی با امکان دریافت و مشاهده متمرکز نامه ها، فکس ها، ایمیل ها و وظایف محوله وجود دارد که به کارکنان در برنامه ریزی و انجام کارهای روزانه کمک می نماید. همچنین هر کاربر دارای تقویم شخصی مربوط به خود نیز می‌باشد که می تواند از آن برای زمانبندی و یادآوری جلسات و قرارهای کاری استفاده نماید.
ثبت فعالیت‌ها در پرونده هر مشتری
در نرم افزار امکان ثبت و نمایش فعالیت های انجام شده برای هر مشتری شامل تماس‌های تلفنی، جلسات، ایمیل‌ها، نامه‌ها و فکس‌های ارسالی یا دریافتی از مشتری وجود دارد که پاسخگویی و پیگیری وضعیت مشتریان را بسیار تسهیل می‌نماید.
امکان افزودن فایل‌های مرتبط
امکان پیوست فایل‌ها و مستندات مرتبط به هر فعالیت به منظور ثبت و نگهداری متمرکز اسناد بر روی سرور (در مواری مانند تصاویر نامه‌ها و صورتجلسات و یا هر نوع فایل تولید شده بصورت Word، Excel، PDF و …)
اتصال به سیستم‌های ارتباطی
شما امکان ارسال و دریافت ایمیل، SMS و فکس به مشتریان بصورت موردی، انبوه و خودکار را خواهید داشت که در مواردی مانند پیگیری، یادآوری، تبریک، تشکر و اطلاع رسانی‌های عمومی می توان استفاده نمود.
دسترسی به آرشیو سازمانی
در نرم افزار مایکروسافت CRM، امکان دسترسی سریع و مطمئن به آرشیو نامه‌ها، فکس‌ها، ایمیل‌ها و جلسات سازمانی با توجه به سطوح دسترسی کاربران وجود دارد که علاوه بر صرفه جویی زمانی از غیر قابل دسترسی شدن اطلاعات در بایگانی‌های پراکنده واحدی و فردی در سازمان جلوگیری می‌نماید.
افزایش امنیت اطلاعات
با نگهداری متمرکز اطلاعات سازمانی شامل نامه‌ها، فکس‌ها، ایمیل‌ها و جلسات بر روی سرور مرکزی و پشتیبان‌گیری ساده و منظم از این اطلاعات بصورت روزانه، احتمال خروج یا از بین رفتن اطلاعات بسیار کاهش یافته و با توجه به امکان تعریف دقیق مجوزهای دسترسی برای کاربران، دیگر نگران امنیت اطلاعات نخواهید بود.
امکان نظارت بر فعالیت‌ها
در نرم افزار مایکروسافت CRM، امکان گزارش‌گیری آسان از فعالیت‌های انجام شده توسط کارکنان به تفکیک موارد مختلف مانند کاربر، واحد، نوع فعالیت، وضعیت فعالیت و … وجود دارد. همچنین به راحتی می توان نمودارها و داشبوردهای مختلفی را برای نظارت بر فعالیت‌های گذشته و جاری سازمان طراحی نمود. بنابراین مدیران ارشد و مدیران میانی همواره به آخرین وضعیت عملکرد کارکنان خود دسترسی داشته و به سادگی می توانند نقاط قوت و ضعف موجود را شناسایی نمایند.
لطفا در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر با ما تماس حاصل فرمایید.